O sucesso de um evento depende sempre de muitos factores, mas existem alguns erros que podemos tentar evitar. Neste artigo, partilhamos consigo 6 erros comuns quando se trata da organização de um evento.

1. Data inadequada

Um dos erros mais comuns, é escolher uma data para o evento que coincida com outro acontecimento que possa impedir as pessoas de assistirem ao seu. Alguns exemplos mais comuns são:

• Fins-de-semana prolongados - é muito comum que as pessoas escolham alturas do ano para umas miniférias, daí ser importante confirmar se a data em que está a pensar para o seu evento, não coincide com nenhum feriado ou se está entre um feriado e um fim-de-semana;
• Outros eventos sobre o mesmo tema - consulte a agenda dos seus concorrentes para tentar descobrir se têm já algum evento marcado e para que data. É fundamental não agendar para a mesma altura, evitando assim que as pessoas não venham ao seu por já terem assistido num curto período de tempo a um evento sobre um tema semelhante;
• Eventos desportivos - já sabemos que em Portugal, existem algumas actividades desportivas que movem massas e que fazem com que as pessoas façam delas a sua prioridade número um em detrimento de qualquer outro acontecimento.

É por isso fundamental verificar se não existe nenhum evento coincidente nesse dia.

2. Locais inadequados

A escolha do local onde se realiza o evento, em alguns casos, tem um papel fundamental para garantir um número elevado de participantes. Alguns aspectos a ter em conta são:

• Facilidade em estacionar - escolha um local onde quem venha de carro, consiga estacioná-lo facilmente;
• Transportes públicos - tente escolher um local que esteja próximo de transportes públicos;
• Local de difícil acesso - se o seu evento começar às 9h por exemplo, e se escolher o centro da cidade, poderá tornar o acesso bastante complicado visto se tratar de uma hora com muito trânsito.

3. Não pensar em como encantar o público-alvo

Quando anunciamos um evento, estamos a pedir às pessoas para alterarem a sua rotina diária e fazer algo de diferente. Mas para fazermos isso, temos que oferecer em troca uma experiência diferente e única, uma experiência em que as pessoas possam dizer que valeu a pena ausentarem-se das suas obrigações profissionais, para assistirem ao seu evento. Poderá encantar a sua audiência com:

• Uma recepção calorosa por parte do organizador com quem tenham conversado previamente;
• Um coffee break bem elaborado;
• Uma intervenção artística e/ou musical;
• Um gift que lhes permita recordar mais tarde o seu evento;
• Um espaço bem climatizado - muitas vezes vemos eventos em que passados alguns minutos, as pessoas já estão a usar o programa como um leque para se refrescarem;
• Estações de carregamento de baterias de telemóvel;
• Wi-fi de alta velocidade;
• Áreas de networking.

4. Não investir tempo e dinheiro em comunicação

Dada a quantidade de eventos que ocorrem hoje em dia, o investimento que se faz em termos de tempo e dinheiro na comunicação de um evento, são fundamentais para se alcançar o sucesso. Organizar um evento e não comunicá-lo, será como lançar uma loja online e não dizer nada a ninguém. Será praticamente impossível alcançar o público tão desejado. É importante que comunique:

• A programação do evento;
• Os temas e oradores;
• Os locais onde, caso não esteja incluído o almoço, as pessoas possam almoçar e com a qual poderá fazer parcerias estratégicas a fim de conseguir um preço por refeição mais barato;
• Os hotéis, com a qual poderá fazer parcerias, e onde as pessoas que venham de longe poderão ficar alojadas;
• Locais de entretenimento para quem ficar alojado num hotel e queira sair à noite.

5. Não se preparar para os imprevistos

Por mais que não queira, eles vão acontecer. Mesmo os eventos planeados ao mais ínfimo detalhe têm por vezes as suas falhas. Mas o mais importante, é estar preparado para eles. Não estamos a falar em fazer um plano de contingência exaustivo de tudo o que pode correr mal, mas ter em conta os pequenos pormenores que podem deitar tudo a perder.

É aqui que o trabalho de equipa e um bom plano estratégico fazem toda a diferença. Muitas vezes o que acontece nestes casos, é que ninguém sabe com quem se deve falar para resolver uma falha, nem tão pouco como resolvê-la, colocando em causa o sucesso do evento. Tenha sempre em atenção situações como:

• Possível falha do microfone do orador - neste caso é importante ter 1 ou 2 unidades em standby para troca;
• Troca de apresentações de um orador - poderá neste caso intervir de imediato com algum sentido de humor para o orador não ficar isolado nesse problema e criar um momento de descontração ganhando tempo para se resolver o problema;
• A impressora das credenciais não funcionar - tal como o caso do microfone, ter uma segunda impressora poderá ser solução;
• Outras falhas - saber quem faz o quê é fundamental num evento, até para evitar momentos de maior tensão. Uma possível solução poderá passar por fornecer a toda a equipa uma lista das pessoas e respectivos contactos e responsabilidades, no sentido de lhes dar alguma autonomia. Dessa forma, saberão de imediato com quem falar numa determinada situação.

6. Equipas mal informadas ou mal preparadas

A falta de informação é muitas vezes a principal responsável pelo insucesso de um evento. Cada um dos membros da equipa tem de saber exactamente qual é o seu papel em toda a organização do evento. O tempo de reacção perante um determinado problema, pode ser a chave do sucesso ou insucesso.

Vamos supor que o microfone do orador deixa de funcionar. Se ninguém ficar responsável por isso, o mais certo é toda a equipa ficar a olhar uns para os outros sem saber muito bem o que fazer, enquanto isso, o orador fica numa situação extremamente desconfortável e o público insatisfeito. Na fase de organização do seu evento, tente sempre:

• Definir muito bem o papel de cada membro da sua equipa;
• Esclareça todas as dúvidas que ela possa ter;
• Tente encontrar alternativas para cada situação inesperada;
• Garanta que eles estejam preparados para lidar com participantes mais complicados;
• Ajude-os a perceber da importância que eles vão ter no sucesso do seu evento.

Estes são alguns dos aspectos a ter em conta quando falamos dos principais erros de um evento. Nenhum deles deve ser ignorado para não se correr o risco de ser mal sucedido.

Aqui fica a sugestão de ler também:

A importância dos eventos empresariais - Entrevista com Myrna Lopes

5 dicas para melhorar a comunicação com a audiência dos seus eventos